HR & Office Manager - Sports

This is a Full Time Job

HR & Office Manager - CAA Sports Gmbh

Job Description

DIE AGENTUR

Creative Artists Agency (CAA) ist die weltweit führende Agentur für Entertainment und Sport mit Niederlassungen in Los Angeles, New York, Nashville, London, München und Peking. CAA wurde 1975 gegründet und vertritt viele der erfolgreichsten Akteure in den Branchen Film, Fernsehen, Musik, Theater, Videospiele, Sport und digitale Inhalte. Dazu bietet CAA eine Reihe strategischer Marketing- und Beratungsdienstleistungen für Geschäftskunden an.

ÜBERSICHT

Wir suchen einen proaktiven und professionellen HR & Office Manager (m/w/d), der die Verantwortung für alle personalbezogenen Angelegenheiten im Münchner Büro von CAA übernimmt. Darüber hinaus wird er in enger Zusammenarbeit mit dem HR-Team in London für den reibungslosen Alltagsbetrieb am Standort München zuständig sein.

Die Tätigkeit umfasst insbesondere folgende Aufgaben:

HR und Rekrutierung -
• Rekrutierung aller neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für den Münchner Standort mit Leitung dieses Prozesses vom Anfang bis zur letztlichen Besetzung der vakanten Stelle
• Aufbau und Pflege eines Kandidatenpools
• Erarbeitung von Stellenbeschreibungen und Sicherstellung, dass CAA Personalgenehmigungsformulare für jede Stelle ausgefüllt werden
• Sofortiges Einstellen aller genehmigten neuen Stellenausschreibungen in die Plattform Workday
• Veröffentlichung von Stellenanzeigen auf der Website unseres Unternehmens (über Workday), auf LinkedIn und anderen bezahlten Karriereportalen
• Sicherstellung, dass alle Kandidatinnen und Kandidaten auf Workday hinzugefügt werden und die einschlägigen Rekrutierungsschritte durchlaufen, d. h. Screening, Vorstellungsgespräche mit
Rekrutierer und dem/der einstellenden Vorgesetzten usw.
• Teilnahme an Vorgesprächen für alle Stellen
• Erteilen mündlicher Stellenangebote
• Pflege aller Prozesse im Zusammenhang mit Neueinstellungen/Onboarding, insbesondere Aufsetzen von Verträgen und Einführung der Neueinsteiger/-innen
• Abwicklung aller Probezeitgespräche
• Abwicklung aller familienbedingten Beurlaubungen – Mutterschaftsurlaub, Elternzeit, Urlaub aus dringenden familiären Gründen, etc.
• Unterstützung der Geschäftsleitung bei Disziplinarverfahren;
• Allgemeine Gesprächsprotokollierung alle Mitarbeiterrelevanten Meetings
• Lohn- und Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen und Zeiterfassung, z. B. Urlaub, Krankheit usw
• Verwaltung aller softwarebezogenen Aufgaben in Workday, insbesondere Stellenwechsel, Urlaub, personenbezogene Daten, Wochenendarbeit usw. unter Berücksichtigung der geltenden
gesetzlichen Anforderungen in Bezug auf Freizeitausgleich
• Abwicklung aller Prozesse im Zusammenhang mit Personalabgängen
• Unterstützung bei Mitarbeiterentwicklungsprogrammen
• Vorbereitung von/Teilnahme an Halbjahres- und Jahresendsitzungen sowie Verfolgung der
Ergebnisse
• Teilnahme an Veranstaltungen des HR-Netzwerks in München
• Enger Austausch mit beiden Geschäftsführern über alle Mitarbeiter- und Organisationsanforderungen
• Ansprechpartner in Bezug auf alle arbeitsrechtlichen Belange für den HR Manager in London

Büromanagement -
• Gezielte Unterstützung des Münchener Teams bei allgemeinen Büroaufgaben
• Planung und Organisation von sozialen Aktivitäten und Veranstaltungen für den Münchner Standort von CAA

QUALIFIKATIONEN/ANFORDERUNGSPROFIL
• Erfahrungen im Personalbereich, idealerweise als HR Advisor
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Idealerweise Bachelor- oder ein gleichwertiger Abschluss
• Gute Kenntnisse des deutschen Arbeitsrechts
• Ausgeprägte Erfahrung im Rekrutierungsbereich
• Vorzugsweise Erfahrung mit der Plattform Workday
• Hohe Anpassungsfähigkeit in Bezug auf neue Geschäftsanforderungen, Bedingungen
und Arbeitsaufgaben
• Fähigkeit, Entscheidungen zeitnah und ohne Qualitätseinbußen treffen zu können
• Fähigkeit, gute Arbeitsbeziehungen auf allen Ebenen zu pflegen
• Hervorragende mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten
• Ausgezeichnete Organisationsfähigkeiten

THE AGENCY

Creative Artists Agency (CAA) is the world's leading entertainment and sports agency, with offices in Los Angeles, New York, Nashville, London, Munich and Beijing. Founded in 1975, CAA represents many of the most successful professionals working in film, television, music, theatre, video games, sport, and digital content, and provides a range of strategic marketing and consulting services to corporate clients.

OVERVIEW

Our Munich office is looking for a proactive and professional HR & Office Manager, to be responsible for all HR related matters for CAA's Munich office. They will also be responsible for managing the smooth running of the Munich office on a day to day basis, working closely with the HR team in London.

Duties to include, but not limited to:

HR & Recruitment -
• Recruitment of all new staff for the Munich Office, managing the process from start to finish
• To build and manage a pipeline of candidates
• Prepare job descriptions and ensure staff approvals forms are completed for each role
• Add all new Jobs onto Workday, as soon as they are approved
• Post job adverts on our company website (via Workday), LinkedIn and other paid career sites
• Make sure all candidates, direct and agency, are added to Workday and moved through the relevant recruitment steps e.g. screen, recruiter interview, hiring manager interview etc
• Take part in preliminary interviews for all job roles
• Make all verbal job offers
• Look after all new hire / onboarding related processes including drafting contracts and carrying out new starter inductions
• Manage all probation meetings and tracking
• Manage all family friendly leave for staff – Maternity, paternity, compassionate.
• Support management with disciplinary processes. Minute meetings
• Payroll, benefits and time admin recording e.g. holidays, sickness etc
• Manage all Workday software related tasks including job changes, vacation, personal information, weekend work and so on, taking into consideration current legal TOIL requirements
• Manage all processes related to leavers
• Support on programs for employee development
• Prepare/attend half-year and year-end meetings, tracking the outcomes
• Attend HR network events in Munich
• Close exchange with both MD's regarding their team and structure needs
• Be a point of contact for the HR Manager in London, on all thing's employment law

Office Management -
• Help the Munich staff with ad-hoc general office support
• Plan & organise CAA office activities & social events for the Munich office

QUALIFICATIONS/REQUIREMENTS
• Must have previous HR experience, ideally to HR Advisor level
• Should ideally hold BA/BSc agree or equivalent
• Strong understanding of German employment law
• Strong background in Recruitment
• Experience using Workday is preferred
• Able to adapt easily to changing business needs, conditions and work responsibilities
• Ability to make timely decisions without sacrificing quality
• Able to build strong working relationships at all levels
• Excellent verbal and written communication skills
• Excellent organisation skills